TÉRMINOS DE REFERENCIA
MY ECOHOME S.A.S.
Medellín, septiembre 1 de 2022
- Antecedentes
MY ECOHOME S.A.S (ECOHOME) es una empresa que produce y comercializa productos ecológicos para el cuidado del hogar y tiene presencia en todo el territorio colombiano por medio de diferentes canales como grandes superficies, sitio web, whatsapp, granel a domicilio. Ecohome se propone mejorar la eficiencia de sus canales de comercialización mediante una estrategia de crecimiento de sus canales de venta propios, ventas digitales y ventas a granel a domicilio, para así lograr aumentar su rentabilidad y disminuir el impacto negativo del plástico en su distribución. Para este y otros objetivos, ECOHOME y Palladium International Limited, suscribieron el 01 de mayo de 2022, el Convenio de Subvención PO 7044, con el proyecto “P4F-0620 - Connecting the dots with Soapnuts”, cuyo plazo para implementar actividades es el 01 de abril de 2022 y el cierre final es el 31 de marzo de 2023.
En el marco del proyecto «Connecting the dots with Soapnuts», en el cual se busca el aprovechamiento de los recursos no maderables del Sapindus saponaria (llamado comúnmente chumbimbo, chambimbe o jaboncillo), financiado por Partnerships for Forests (P4F), My Ecohome S.A.S. (ECOHOME) requiere un acompañamiento en el diseño e implementación de una estrategia para fortalecer sus canales de ventas basados en una estrategia piloto de refill y suscripción.
Objetivo general
Diseñar, cuantificar y pilotear dos nuevos canales de venta para el portafolio de productos de aseo para el hogar de Ecohome: 1) Canal de venta a granel, con énfasis en la modalidad de granel o refill a domicilio y 2) Canal de venta bajo suscripción. Ambos canales deben propender por mejorar la capacidad comercial de la empresa, así como la relación con los clientes, la reducción de los costos directos y el mejoramiento de la huella ambiental de nuestros productos.
- Objetivos específicos:
- Analizar el comportamiento de todos los canales de distribución de Ecohome
- Analizar el funcionamiento del canal de granel a domicilio actual (en adelante, refill) de Ecohome.
- Diseñar un canal de refill eficiente.
- Diseñar el canal de venta bajo suscripción.
- Implementar un piloto de estos dos canales.
- Metodología
El proveedor seleccionado debe presentar un cronograma de actividades al comienzo del proyecto, dicho cronograma debe ser aprobado por Ecohome. Además, debe elaborar los informes o documentos estipulados como productos y realizar su respectiva socialización.
Así mismo, se tendrán, como mínimo, reuniones mensuales para el seguimiento de avances y del cronograma. En cada reunión de seguimiento se debe contar con una presentación (PPT) que al finalizar será compartida con ECOHOME.
- Resultados esperados
Producto 1. Cronograma y metodología de trabajo para la realización de esta consultoría.
Producto 2. Analizar el comportamiento de todos los canales de distribución de Ecohome, su propuesta de valor y su esquema de costos y, a partir de allí generar un diagnóstico base.
Producto 3. Propuesta de un modelo de canal de refill en Medellín y el Valle de Aburrá; y de un canal de suscripción con cobertura nacional, que contenga para cada uno:
- Estudios de competidores nacionales e internacionales (benchmarking).
- Esquema de redes de distribución.
- Modelo de costo eficiencia.
- Modelo de recopilación de datos que incluya: Seguimiento a costos, ingresos, experiencia del cliente, entre otros.
Producto 4. Informe final que contenga lo equivalente al diseño, implementación y cuantificación de piloto de estos dos canales y que especifique:
- Canal de Refill en Medellín y el Valle de Aburrá, con un modelo de datos apropiado, rutas de distribución sugeridas y seguimiento a costos e ingresos generados.
- Canal de suscripción con cobertura nacional, indicando volúmenes esperados, necesidades de marketing, pricing, modelo de datos, entre otros.
- Proceso de acompañamiento al personal vinculado a la empresa teniendo en cuenta manuales, o ayudas visuales que documenten el proceso óptimo para la implementación de la estrategia de refill y suscripción.
- Implementación de los modelos definidos en el producto 3, incluyendo mejoras y plan de negocios para el escalamiento.
- Presentación de la oferta
El proponente deberá enviar, por correo electrónico, a más tardar el 9 de septiembre de 2022:
- La información descriptiva de la propuesta que permitirá constatar puede entregar a satisfacción cada uno de los productos.
- Los diferentes certificados de experiencia que comprueban su idoneidad.
- Certificado de Cámara de Comercio (en caso de ser una empresa o entidad jurídica).
- Las hojas de vida del equipo de trabajo encargado de las actividades de la consultoría.
- Documento de identidad del representante legal o consultor.
- La siguiente tabla de precios diligenciada:
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- Duración
5 meses a partir de la firma del contrato de esta consultoría. Plazo máximo: 31 de diciembre de 2022.
- Valor de la propuesta y forma de pago.
El valor máximo de la propuesta es de cincuenta millones de pesos ($50.000.000) IVA incluido. Dichos fondos se pagarán de la siguiente manera:
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- Perfil del proponente
Profesional o empresa experta en consultoría relacionada a desarrollo de canales de distribución y comercialización de productos de consumo masivo, o experto en desarrollo de canales alternativos de comercialización.
El proponente no podrá estar incurso en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad establecidas en la ley, declaración que se entiende prestada con la presentación de la propuesta.
La compañía se reserva el derecho de entablar negociaciones con cualquier otro proponente si para la confirmación de adjudicación y para la fecha de inicio del contrato de acuerdo con el calendario, las negociaciones del contrato no han sido concluidas con el proponente preferido o si el proponente no ha completado el formato de debida diligencia de manera aceptable para la compañía.
- Criterios de selección
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- Cláusulas del donante
Ecohome incluirá en el contrato que se suscriba las cláusulas obligatorias exigidas por P4F, las cuales deberán ser respetadas y acatadas por el proveedor seleccionado.
- Confidencialidad
Toda la información obtenida por el oferente invitado, así como los informes y documentos que produzca relacionados con la ejecución del contrato que se celebre, deberá ser considerada confidencial, no pudiendo ser divulgados sin autorización expresa y por escrito por parte de Ecohome.
- Manifestación de persona interesada
Con el envío de documentos indicados en estos Términos de Referencia a las direcciones electrónicas señaladas, se entiende que el oferente:
- Acepta las condiciones de estos términos de referencia.
- Autoriza a Ecohome y a los aliados del Proyecto al tratamiento de datos personales en los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
- Que reconoce que el contrato que ejecuta se financia total o parcialmente con fondos de un tercero financiador y por lo tanto debe cumplir con las disposiciones del Código de Conducta de Palladium, el cual se anexará al contrato y hace parte integral del mismo. En caso de conflicto entre los términos del contrato y cualquier otro término del Código de Conducta, prevalecerán las disposiciones del Código de Conducta del tercero financiador.
- Certifica que toda la información entregada es auténtica y puede aportar los soportes respectivos en caso de ser requeridos. Así mismo, garantiza que en caso de ser seleccionado está en capacidad de acreditar su afiliación y paz y salvo con el sistema de seguridad social en salud y pensiones, así como otros documentos de soporte (según aplique).
- Domicilio contractual
El domicilio contractual será la ciudad de Medellín, Colombia.
- Información de contacto
Para envío de propuesta y solución de dudas durante la fase de preparación de las ofertas:
Juan Felipe Puentes
Gerente de Proyectos
Celular: 319 4117348
Correo: proyectos@myechome.co
Sara Duque
Líder Técnico, de Calidad y Documentación
Celular: 321 8454331
Correo: calidad@myecohome.co
