MONTAJE DE PLANTA PARA FORMULACIÓN DE PRODUCTOS DE HIGIENE DOMÉSTICA Y PLAGUICIDAS DE USO DOMÉSTICO

Medellín, noviembre 2 de 2023

1.Antecedentes

MY ECOHOME S.A.S (Ecohome) es una empresa que se dedica a la producción y comercialización de productos para el cuidado del hogar, el cuidado del jardín y el cuidado personal, que tienen una base natural para su producción.

Como parte de su evolución, la empresa ha desarrollado un ingrediente natural basado en el extracto del árbol Sapindus saponaria, el cual hace parte de la formulación de todo su portafolio. Para masificar el uso de dicho extracto, Ecohome se propone desarrollar una cadena de abastecimiento basada dicho árbol para la obtención de materias primas como: extractos, resinas, aceites, entre otros; para sus formulaciones de productos para cuidado personal, del hogar y del jardín.
En este contexto, Ecohome y Palladium International Limited, suscribieron el 01 de septiembre de 2023 el Convenio Subvención No. P4F-0620-3 con el proyecto denominado “Connecting the dots with Soapnuts”, el cual está adscrito al programa del Reino Unido Partnerships for Forest que responde al número PO7044, cuyo plazo para implementar actividades es el 01 de septiembre de 2023 y el cierre final es el 28 de febrero de 2024.

En el marco de este proyecto, Ecohome se propone poner a punto una planta de formulación de productos de aseo del hogar y cuidado del jardín con cero vertimientos que pueda ser certificada por el INVIMA, con su respectivo laboratorio de pruebas. A la fecha, Ecohome cuenta con un diseño en ingeniería al detalle de la planta mencionada y tiene contratada la consultoría “Asesoría legal y técnica para […] certificados de capacidad de producción para higiene doméstica, cosméticos y plaguicidas de uso doméstico, ante el INVIMA” que brindará el acompañamiento para obtener el certificado de capacidad de producción que otorga el INVIMA.

2. Objetivo general

Realizar el montaje de una planta para la formulación, empaque y alistamiento de productos de higiene doméstica y plaguicidas de uso doméstico que tenga cero vertimientos y pueda ser certificada por el INVIMA.

3. Objetivos específicos

• Revisar y adecuar si es necesario, los diseños existentes.
• Procurar cotizaciones de cada uno de los muebles, instrumentos y equipos.
• Comprar o construir equipos, mobiliario e instrumentos de producción, laboratorio y oficina necesarios para la operación. Ver lista anexa de mobiliarios y equipos.
• Coordinar y realizar el montaje y arranque de la planta.
• Producir toda la documentación necesaria para la adecuada operación de la planta y realizar capacitación del personal de Ecohome respecto de dicha documentación.
• Acompañar durante la realización de lotes piloto y en el proceso de certificación de la planta.

4. Metodología

El proveedor seleccionado debe presentar un cronograma de actividades al comienzo del proyecto, dicho cronograma debe ser aprobado por Ecohome. Además, debe elaborar los informes o documentos estipulados como productos y realizar su respectiva socialización.
Así mismo, se tendrán reuniones semanales para el seguimiento de avances y del cronograma. En cada reunión de seguimiento se debe contar con el respectivo informe de avance. De cada reunión de seguimiento deberá quedar un acta con los acuerdos y tareas, de la cual deberá quedar constancia en la carpeta compartida por Ecohome con el proveedor.
Todos los documentos de trabajo del Proveedor serán dispuestos en carpeta compartida definida por Ecohome al inicio del contrato.
Todos los informes deben contener:

• Fotos como ayudas de visualización de los avances de la ejecución.
• Archivos de Excel adjuntos con ejecución del presupuesto.
• Una presentación editable (PPT) con ideas principales, hallazgos y conclusiones.

Nota: Se realizará un contrato por administración delegada, de manera que todas las compras de mobiliario, equipos, e instrumentos deberán ser aprobados por Ecohome.

El proveedor deberá constituir las siguientes pólizas para la firma del contrato:

• Garantía de cumplimiento: Una póliza que garantice el cumplimiento de las obligaciones contractuales por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contracto por toda su vigencia, más seis meses.
• Garantía de responsabilidad civil: Una póliza que garantice la responsabilidad civil de las obligaciones contractuales por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contracto por toda su vigencia, más seis meses.
• Garantía del buen uso del anticipo. EL CONTRATISTA garantiza el buen uso e inversión del anticipo, para ello deberá constituir una póliza a favor del CONTRATANTE por un valor equivalente al 100% del anticipo entregado al CONTRATISTA, por toda la vigencia del contrato más seis meses.
• Garantía de calidad del diseño y funcionamiento del sistema: Una póliza equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato que ampare la calidad del sistema suministrado, o su mal funcionamiento, con vigencia del tiempo del contrato y 2 años más.
• Garantía de todo riesgo: Una póliza equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato que ampare la posible pérdida de equipos durante la ejecución del presente contrato, con vigencia del tiempo del contrato.

5. Resultados esperados

Producto 1. Metodología de trabajo y alistamiento: informe que contenga:

• Cronograma de actividades, detallado semana a semana.
• Equipo del proyecto.
• Layout definitivo de la planta, sobre el cual se realizará el acta de inicio del contrato.
• Revisión requerimientos de seguridad y calidad de los equipos y normativa ambiental. Con el fin de que Ecohome pueda operar basado en una política de cero vertimientos.

Producto 2. Compra y montaje de equipos e instrumentos y dotación de muebles: Informe que contenga:

• Presentación de 2-3 cotizaciones detalladas de equipos, instrumentos, muebles y todo lo necesario para cumplir con el objeto del contrato, que estén dentro del presupuesto presentado al inicio del contrato y que cumplan con las características descritas en la lista anexa. Determinar en compañía de Ecohome, cual cotización aceptar.
• Compra / construcción e instalación de equipos, instrumentos y muebles detallados en la lista anexa, entre ellos:

-Para el área de producción y manejo de aguas: Tanques con agitador, soportes para agitador, envasadora, loteadora, bombas, jarras, jeringas, y espátulas para la dosificación de insumos, medidor de agua, escritorios, mesas rodantes, estibas, balanzas para ingreso de MP y formulación de productos, duchas lavaojos, carretilla, pocetas lavado de canecas, poceta desinfección, tanque para almacenamiento de agua. Instrumentación y sistemas de control.

-Insumos de laboratorio: balanza analítica, viscosímetro, plancha agitadora, pH metro, vidriería, ducha lavaojos, estanterías para almacenamiento de muestras.

-Muebles de uso general: banca de vestier, escritorio, sillas de oficina, botiquín, camilla, extintores, microondas, cafetera filtro de agua; señalización y delimitación de áreas, equipos, rutas de evacuación.

• Coordinación y aprobación de las adecuaciones civiles de conexiones eléctricas y de agua para el funcionamiento de los equipos.
• Resumen de instrucciones de mantenimiento y garantía de los equipos.
• Consolidado de ejecución del presupuesto, anexando las facturas de todas las compras realizadas.

Producto 3. Primer avance arranque planta: Informe que contenga:

• Plano de ubicación de equipos en la planta.
• Fichas técnicas, certificados de calidad, planos detallados, manuales de seguridad y mantenimiento de los equipos e instrumentos adquiridos.
• Manual de operación de equipos e instrumentos.
• Manual de producción que incluya el flujo de proceso, la logística, la limpieza de instrumentos y equipos, teniendo en cuenta en la política de cero vertimientos.
• Señalización de equipos e instrumentos.

Producto 4. 2 avance arranque planta: Informe que contenga:

• Acompañamiento por 3 meses durante el proceso de certificación de la planta y verificación de que los equipos e instrumentos instalados funcionen correctamente durante la realización de lotes piloto.

6. Presentación de la oferta

Para la presentación de la propuesta, el proponente contará con información del Layout de la planta y lista detallada de equipos, mobiliario e instrumentos. El proponente deberá enviar, por correo electrónico, a más tardar el 13 de noviembre de 2023:

1. La información descriptiva de la propuesta que permitirá constatar que puede entregar a satisfacción cada uno de los productos.
2. Los precios detallados de equipos, mobiliario e instrumentos deben ser ingresados en el excel enviado en los anexos.
3. Los diferentes certificados de experiencia que comprueban su idoneidad.
4. Certificado de Cámara de Comercio (en caso de ser una empresa o entidad jurídica).
5. Las hojas de vida del equipo de trabajo encargado de las actividades de la consultoría.
6. Documento de identidad del representante legal o consultor.

7. Duración

12 semanas (Plazo máximo: 20 de febrero de 2024).

8. Valor y forma de pago

Importante:

• Todas las actividades de compra de equipos, muebles, instrumentos, podrán tener margen de administración más no de utilidad.
• El último pago se autorizará una vez se haya hecho la visita del INVIMA y se tenga el visto bueno de la planta por parte de ellos.

 El presupuesto máximo con que se cuenta para esta planta es de ciento cuarenta millones de pesos ($140.000.000), IVA incluido. Y se prevé la siguiente estructura de pagos:

9. Perfil del consultor

Profesional o empresa experta diseño y construcción de plantas de producción para la industria de aseo.
El proponente no podrá estar incurso en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad establecidas en la ley, declaración que se entiende prestada con la presentación de la propuesta.
La compañía se reserva el derecho de entablar negociaciones con cualquier otro proponente si para la fecha de confirmación de adjudicación y para la fecha de inicio del contrato de acuerdo con el calendario, las negociaciones del contrato no han sido concluidas con el proponente preferido o si el proponente no ha completado el formato de debida diligencia de manera aceptable para la compañía.

10. Criterios de selección

Para calificar las propuestas recibidas, Ecohome definirá un comité evaluador que revisará las propuestas y las calificará según los siguientes criterios:

Los criterios antes descritos solo serán evaluados teniendo en cuenta las evidencias y certificados aportados por el Proponente en su propuesta. En caso de que no se aporten evidencias, no se otorgará el puntaje respectivo.

11. Cláusulas del donante

Ecohome incluirá en el contrato que se suscriba las cláusulas obligatorias exigidas por Palladium Int, las cuales deberán ser respetadas y acatadas por el proveedor seleccionado.

12. Confidencialidad

Toda la información obtenida por el oferente invitado, así como los informes y documentos que produzca relacionados con la ejecución del contrato que se celebre, deberá ser considerada confidencial, no pudiendo ser divulgada sin autorización expresa y por escrito de Ecohome.

13. Manifestación de persona interesada

Con el envío de documentos indicados en estos Términos de Referencia a las direcciones electrónicas señaladas, se entiende que el oferente:

1. Acepta las condiciones de estos términos de referencia.
2. Autoriza a Ecohome y a los aliados del Proyecto al tratamiento de datos personales en los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
3. Reconoce que el contrato que ejecuta se financia total o parcialmente con fondos de un tercero financiador y por lo tanto debe cumplir con las disposiciones del Código de Conducta de Palladium, el cual se anexará al contrato y hace parte integral del mismo. En caso de conflicto entre los términos del contrato y cualquier otro término del Código de Conducta, prevalecerán las disposiciones del Código de Conducta del tercero financiador.
4. Certifica que toda la información entregada es auténtica y puede aportar los soportes respectivos en caso de ser requeridos. Así mismo, garantiza que en caso de ser seleccionado está en capacidad de acreditar su afiliación y paz y salvo con el sistema de seguridad social en salud y pensiones, así como otros documentos de soporte (según aplique).

14. Domicilio contractual

El domicilio contractual será la ciudad de Medellín, Colombia.

15. Información complementaria a la propuesta y fecha máxima de presentación de la oferta

Se recibirán propuestas hasta el 12 de noviembre de 2023. Para la remisión de sus propuestas, así como la aclaración de sus dudas puede contactar a las siguientes personas:

• Manuela Gil, Gerente de Proyectos. Celular: 316 8742128. Correo: proyectos@myechome.co
• Sara Duque, Líder Técnica, de Calidad y Documentación. Celular: 321 8454331. Correo: calidad@myecohome.co