PROTECTORES DEL CHUMBIMBO, MANTENIMIENTO & EXPANSIÓN DE LA RED DE COSECHA Y COMERCIALIZACIÓN COMUNITARIA

Términos de referencia

ANTENIMIENTO & EXPANSIÓN DE LA RED DE COSECHA Y COMERCIALIZACIÓN COMUNITARIA “RED DE PROTECTORES DEL CHUMBIMBO” DE LA PROVINCIA DE CARTAMA Y MONITOREO DE ARREGLOS AGROFORESTALES.

Medellín, septiembre 1 de 2023

1. Antecedentes

MY ECOHOME S.A.S (ECOHOME) se propone desarrollar una cadena de abastecimiento basada en ingredientes naturales obtenidos a partir de productos no maderables del bosque para la obtención de materias primas como: extractos, resinas, aceites, entre otros; para sus formulaciones de productos para cuidado personal, del hogar y del jardín. La empresa planea lograr este objetivo mediante alianzas orientadas a la implementación de sistemas agroforestales, silvopastoriles y de restauración ecológica considerando la dimensión productiva y generadora de ingresos como elemento clave para la sostenibilidad y el triple impacto. Para esto usará la especie forestal Sapindus saponaria, presente en el Suroeste del departamento de Antioquia, en la provincia de Cartama.

En este contexto, Ecohome y Palladium International Limited, suscribieron el 01 de septiembre de 2023 el Convenio Subvención No. P4F-0620-3 con el proyecto denominado “Connecting the dots with Soapnuts”, el cual está adscrito al programa del Reino Unido Partnerships for Forest que responde al número PO7044, cuyo plazo para implementar actividades es el 01 de septiembre de 2023 y el cierre final es el 28 de febrero de 2024.

Dentro de este proyecto, Ecohome espera evolucionar los esfuerzos realizados en materia de propagación, siembra y cultivo del Sapindus saponaria con las comunidades del suroeste antioqueño, de manera que esta especie nativa sea una nueva fuente de ingresos para las comunidades de la zona, que posibilite la incursión en modelos más sostenibles de agricultura y uso de la tierra.

A la fecha, Ecohome ya cuenta con 100 familias inscritas en la Red de protectores del Chumbimbo, en adelante La Red, con quienes viene trabajando desde hace ya más de un año en procesos de trabajo comunitario, agricultura sostenible y especies no maderables del bosque, entre otros.

Como una evolución a lo ya realizado y en el marco del proyecto «Connecting the dots with Soapnuts», financiado por Partnerships for Forests (P4F), My Ecohome S.A.S. (ECOHOME) requiere continuar con el proceso de consolidación y expansión de la Red en la Provincia de Cartama, así como avanzar en el monitoreo de los arreglos agroforestales ya establecidos, tanto en el Agroparque Biosuroeste como en otros espacios comunitarios definidos.

Dicho monitoreo es esencial para avanzar en el conocimiento de la especie, su evolución, fenología y principales características de productividad.

2. Objetivo general

Consolidar y expandir la Red de protectores del chumbimbo, convocando a la población del suroeste antioqueño con la reproducción y uso agroecológico de dicha especie, así como implementar un programa de monitoreo de los experimentos agroecológicos ya establecidos.

3. Objetivos específicos

1. Expandir la Red de protectores del chumbimbo, por medio de la firma de 100 nuevos acuerdos de conservación y comercialización del fruto de Sapindus saponaria.
2. Implementar y ejecutar monitoreo a los arreglos agroforestales denominados 1, 2 y 3 y localizados en el Agroparque Biosuroeste.
3. Diseñar parcelas de monitoreo y ejecutar monitoreo de línea base para los arreglos agroforestales denominados 4 y 6 localizados en el Agroparque Biosuroeste, arreglo 5 localizado en la Finca Viscaya del municipio de Fredonia y 10 parcelas adicionales a definir, dentro de las familias que hoy hacen parte de la Red.
4. Diseñar, documentar y aplicar un programa de vinculación de familias a la Red, de asistencia técnica y de formación comunitaria alrededor de Sapindus saponaria con los miembros de la Red.
5. Actualizar la documentación del proceso de cosecha del fruto de Sapindus y proveer a Ecohome de 120 kilos de fruto.
6. Actualizar las bases de datos de Ecohome, respecto a los integrantes de la Red, tanto nuevos como aquellos que ya estaban en esta.
7. Diseñar e implementar una estrategia de comunicación que permita amplificar los impactos del trabajo realizado por la Red.

4. Metodología

El proveedor seleccionado debe presentar un cronograma y plan detallado de actividades al comienzo del proyecto, que debe ser aprobado por Ecohome. Además, debe elaborar los informes o documentos estipulados como productos y realizar su respectiva socialización.
Se tendrán reuniones semanales para el seguimiento de avances y del cronograma. En cada reunión de seguimiento el Proveedor debe contar con una presentación (PPT) que al finalizar será compartida con ECOHOME, así como con los demás elementos documentales que requiera. De cada reunión de seguimiento deberá quedar un acta con los acuerdos y tareas, de la cual deberá quedar constancia en la carpeta compartida por Ecohome con el proveedor.
Todos los documentos de trabajo del Proveedor serán dispuestos en carpeta compartida definida por Ecohome al inicio del contrato.

5. Metas generales de la consultoría

5.1. Respecto de la ampliación de la Red

A continuación, se detallan las metas específicas del contratista respecto a las actividades y objetivos que tienen que ver con la ampliación de la Red de Protectores del Chumbimbo:

Acuerdos de conservación	Firmar 100 nuevos acuerdos de conservación, con 100 nuevas familias en la misma zona de influencia.
Base de datos	Actualizar la base de datos de familias, predios y árboles, según las nuevas familias que hacen parte de la red. Incluyendo esta información en las bases de datos con que previamente cuenta Ecohome para esta materia.
Acompañamiento a      nuevas familias	Realizar visitas de caracterización y seguimiento de las nuevas familias, por lo menos 2 visitas a cada familia en el semestre.
Acompañamiento a familias ya en la red	Realizar visitas de seguimiento de las familias, por lo menos 1 visita a cada familia en el semestre.
Encuentros de la red	Realizar por lo menos 3 encuentros presenciales y 6 virtuales, dentro del presupuesto debe haber costos logísticos, de transporte, alimentación y todos los necesarios para el adecuado montaje de los encuentros.

Comunicación general	Diseñar e implementar estrategia de comunicación para todas las fases del proyecto: convocatoria de nuevas familias, mantenimiento de las familias existentes, bienvenida a nuevas familias, resultados de la red. Dentro de este rubro se encuentran tanto actividades digitalescomo presenciales y sus respectivos costos.
Papelería e insumos generales	Se espera que el contratista provea todos los insumos, materiales,  alimentación,       transporte       y      papelería necesarios para el adecuado manejo del contrato.
Marcación de árboles	Se marcarán con códigos QR el 10% de los árboles plantados por parte del extensionista, ingresando toda la información del árbol en la plataforma de seguimiento de Ecohome. El valor de producir los QR hace parte de este contrato (1.500 códigos QR, valor unitario de referencia $1.160)
Entrega de frutos de la cosecha comunitaria del Chumbimbo	Entrega de 120 Kilogramos de Sapindus Saponaria en instalaciones definidas por Ecohome, debidamente marcadas y separadas por fecha de recolección y procedencia.

 

5.2. Respecto al monitoreo de arreglos agroforestales

El monitoreo de los arreglos agroforestales consta de diferentes actividades que permitan a Ecohome conocer el desempeño de los árboles sembrados, para así comprender cómo la interacción con su entorno y las actividades de mantenimiento, están influyendo en su crecimiento y evolución.

Dicho monitoreo se realizará en dos fases:

• Fase 1: monitoreo de los arreglos agroforestales ya establecidos en el Agroparque Biosuroreste y en la finca Agroviscaya

Esta fase estará a cargo de Ecohome, quien proveerá el conocimiento y personal para la ejecución de la misma, en las condiciones que se detalla en el Anexo de este documento.

El contratista deberá proveer para esta fase, 3 actividades:

Actividad 1: dotación de elementos de trabajo en campo para 6 personas

Dotación por persona	Camiseta, gorra, metro, piesómetro
Materiales generales por piloto	Estacas, cintas y otros
Transporte de insumos	Un viaje con materiales

 

Actividad 2: alojamiento y viáticos para 6 personas por 2 semanas

Así mismo, para el trabajo de campo Ecohome dispondrá de un equipo de 6 personas para realizar las labores de monitoreo en el Agroparque Biosuroeste y se espera que en su propuesta, el contratista provea los siguientes elementos para dicho equipo de trabajo:

• Alojamiento (lo más cerca posible al Agroparque)
• Alimentación (desayuno, almuerzo y cena)
• Transporte local (Alojamiento-Agroparque- Alojamiento)
• Reconocimiento por transporte intermunicipal (Las personas viajarán desde el municipio de Andes, por lo tanto, se espera un reconocimiento monetario para cada una por el transporte intermunicipal Andes-Alojamiento-Andes)

Actividad 3: acompañamiento durante 2 días por parte de extensionistas de la Red

Dado que en la Fase 2 se realizará monitoreo en árboles sembrados en parcelas de las personas de la Red de Protectores del Chumbimbo, el contratista deberá asegurarse de que los extensionistas participen de 2 días de entrenamiento en monitoreo, con el fin de que ellos puedan acompañar a las personas de la Red en la implementación del conocimiento necesario para llevarlo a cabo en los árboles que se seleccionen en la Fase 2. En todo caso, Ecohome proveerá un manual de Monitore que será entregado al Contratista.

• Fase 2: monitoreo del 10% de los árboles sembrados bajo esquema de ciencia participativa

Para monitorear el desempeño de los árboles sembrados en predios de las familias pertenecientes a la Red, se implementará una estrategia de monitoreo participativo con las familias.

Dentro de esa estrategia, los extensionistas de este contrato deberán capacitar a las familias de la Red que sean seleccionadas, para que ellos comprendan y apliquen el sistema de monitoreo de los árboles sembrados. Se seleccionarán solo 1.000 árboles para dicho monitoreo, de entre las familias con mayor sentido de pertenencia a la Red, las cuales serán seleccionadas de común acuerdo entre el contratista y Ecohome.

Para realizar esta fase, el contratista deberá cotizar las siguientes actividades:

Actividad 1: selección de árboles a monitorear. Esta actividad se realizará de común acuerdo con Ecohome.

Actividad 2: visita de capacitación en manejo del App de monitoreo e instalación de códigos QR. Esta visita cuenta como visita de “Acompañamiento a familias ya en la red” descrita en el numeral 5.1 de este documento.

Actividad 3: producción y entrega a Ecohome de 1.500 códigos QR para el monitoreo del 10 % de las familias de la red, de acuerdo con el diseño que provea Ecohome. Estos deben de ser comprobados para su lectura digital y hechos en material de acrílico, resistente a intemperie por mínimo 10 años desde la instalación y a la perforación para la instalación en campo.

Actividad 4: Informe de monitoreo participativo, con fotografías, ubicación de los árboles y lecciones aprendidas. Este informe se entregará al final del contrato.

Nota: Para realizar las visitas de monitoreo con la Red comunitaria, Ecohome dispondrá de un líder de campo que acompañará a los extensionistas.

6. Resultados esperados

Producto 1. informe que contenga:
• Plan de trabajo
• Cronograma de actividades con detalle semanal de actividades y metas
• Hojas de vida del equipo seleccionado para el Proyecto Producto 2. Informe de avance, que contenga:

• Avances metodológicos:

• Metodología ajustada de vinculación de nuevas familias a la Red, que incluya por lo menos: 1) versión simplificada de modelo de acuerdo de conservación y comercialización y 2) Metodología de seguimiento y formación técnica y comunitaria de la Red
• Estrategia de comunicaciones con plan de medios y piezas detallado del proyecto

• Avances en la suscripción de Acuerdos:

• Suscripción de 60 acuerdos de conservación y comercialización Sapindus saponaria.
• Base de datos actualizada de propietarios firmantes.
• Mapa de predios potenciales a ser incluidos en la Red, así como base de datos de propietarios potenciales.
• Reporte de visitas a propietarios de predios mapeados y a familias de la red ya existentes, con reporte fotográfico debidamente nombrado y fechado.

Avances en el monitoreo de los arreglos agroforestales:

• Reporte de actividades de la Fase 1
• Entrega de actividad 3 de la Fase 2: 1.500 códigos QR para el monitoreo de árboles de la Red

Avances en los encuentros comunitarios:

• Informe detallado de Encuentro Presencial No. 1 de la Red
• Base de datos actualizada del Encuentro, con debido registro fotográfico

Producto 3. Informe de avance, que contenga:

Avances metodológicos:

• Metodología ajustada de cosecha de chumbimbo

Avances en la suscripción de Acuerdos:

• Suscripción de 100 acuerdos de conservación y comercialización Sapindus saponaria.
• Base de datos actualizada de propietarios firmantes.
• Mapa de predios de la Red, así como base de datos de propietarios potenciales para siguientes etapas.
• Reporte de visitas a propietarios de predios mapeados y a familias de la red ya existentes, con reporte fotográfico debidamente nombrado y fechado.

Avances en monitoreo de los arreglos agroforestales:

• Reporte de avance de las actividades de la Fase 2

Avances en encuentros comunitarios:

• Informe detallado de Encuentro Presencial No. 2 de la Red
• Base de datos actualizada del Encuentro, con debido registro fotográfico

Producto 4. Informe final, que contenga:

• Instrumentos metodológicos
• Compendio de toda la metodología empleada y diseñada durante el proyecto
• Documento recopilatorio de lecciones aprendidas

Suscripción de Acuerdos

• Informe final que contenga aprendizajes, retos y sugerencias para las siguientes fases
• Registro fotográfico debidamente nombrado y fechado
• Base de datos 100% actualizada y verificada

Monitoreo de los arreglos agroforestales

• Informe final que contenga fotografías, ubicación de los árboles que hacen parte del monitoreo, identificación de familias y lecciones aprendidas

Encuentros comunitarios

•  Informe detallado de Encuentro Presencial No. 3 de la Red
• Base de datos actualizada del Encuentro, con debido registro fotográfico
• Informe final de los encuentros presenciales y virtuales con sus respectivos registros fotográficos y de asistencia, así como un capítulo de lecciones aprendidas y siguientes pasos.

Respecto de la cosecha de Chumbimbo

• Entrega a Ecohome de 120 Kg de fruta cosechada por miembros de la Red con su respectiva documentación de procedencia, registro fotográfico y lecciones aprendidas.

Para el reporte final es relevante tener en cuenta que este este debe incluir:

• Fotos, mapas, ilustraciones y gráficos como ayudas de visualización.
• Identificación de necesidades y requerimientos económicos, financieros y técnicos, cuando sean necesarios.
• Reporte de costos y cronogramas.
• Archivos de Excel adjuntos con cálculos, cuando sean necesarios.
• Una presentación editable (PPT) con ideas principales, hallazgos y conclusiones.

7. Presentación de la oferta

El proponente deberá enviar, por correo electrónico, a más tardar el 6 de septiembre de 2023:

1. La información descriptiva de la propuesta que permitirá constatar puede entregar a satisfacción cada uno de los productos.
2. Los diferentes certificados de experiencia que comprueban su idoneidad.
3. Certificado de Cámara de Comercio (en caso de ser una empresa o entidad jurídica).
4. Las hojas de vida del equipo de trabajo encargado de las actividades de la consultoría, su número de contacto, correo y rol dentro del proyecto
5. Documento de identidad del representante legal o consultor.
6. La siguiente tabla de precios diligenciada:

Producto	Descripción	Fecha de entrega	Valor	Observaciones
1	Producto 1: Plan de trabajo, cronograma y equipo	15/09/2023
2	Producto 2: Informe de avance	1/11/2023
3	Producto 3: Informe de avance	7/12/2023
4	Producto 4: Informe final	05/02/2024
VALOR TOTAL

Nota: los valores aquí expresados deben incluir el IVA.

8. Duración

Cinco (5) meses a partir de la firma del contrato de esta consultoría. Plazo máximo: 15 de Febrero de 2024.

9. Valor de la propuesta y forma de pago.

El valor máximo de la propuesta es de $ 90.000.000 IVA incluido. Dichos fondos se pagarán de la siguiente manera: